Mantener tu flota de vehículos, realizar el seguimiento de las rutas y aumentar la productividad de tu empresa no es tarea fácil. Los gestores de flotas y los supervisores, a menudo se encuentran con un montón de factores que deben controlar al tiempo que intentan maximizar el rendimiento.
Con esto en mente, nacen los sistemas de gestión de flotas, preparados específicamente para hacer que la gestión de algo tan complejo, se convierta en algo mucho más fácil.
En este artículo, te explicaré qué es un sistema de gestión de flotas, cómo funciona y cuáles son todos los beneficios que podrían brindar a tu empresa.
¿Qué es un sistema de gestión de flotas?
Un sistema de gestión de flotas (SGF), también conocido en inglés como Fleet Management System (FMS) es una plataforma tecnológica que ayuda a las empresas que cuentan con vehículos comerciales a administrar sus flotas. Los sistemas de gestión de flotas permiten a los gestores de flotas supervisar y controlar varios factores clave relacionados con sus vehículos y así mejorar la productividad general.
Los sistemas de gestión de flotas pueden incluir una variedad de funciones y características específicas. Pero en general, están diseñados para brindar información crítica sobre la ubicación y el rendimiento del vehículo, así como el uso del combustible y el mantenimiento. Lo cual resulta fundamental en los gastos de una empresa.
Además, en algunos casos, los software de gestión de flotas incluso pueden proporcionar información sobre el comportamiento del conductor y el comportamiento de riesgo. Por ejemplo, en SUVOZGEO tenemos una función llamada Ecodrive, que ofrece información detallada sobre el estilo de conducción de un determinado conductor.
¿Cómo funciona un sistema de gestión de flotas?
La función principal de un sistema de gestión de flotas es recopilar información sobre el rendimiento de los vehículos y proporcionar esta información a los gestores de flotas. Estos, utilizan una variedad de métodos para recopilar esta información, incluyendo dispositivos GPS y telemáticos instalados en los vehículos, así como sensores y cámaras que monitorean el comportamiento del conductor.
En la mayoría de los casos, todo se reduce a dos componentes: un terminal o geolocalizador que se instala en el vehículo y un software. El terminal implantado en el vehículo recopila toda la información necesaria sobre rutas, ubicaciones, emisiones, etc.
Una vez que se recopila la información, puede accederse mediante una plataforma web o aplicación móvil y, a menudo, también se puede analizar con un software integrado para brindar insights adicionales.
Funciones de un sistema de gestión de flotas
Ahora que ya sabes cómo funciona, veamos con más detalle algunas funciones específicas de un software de gestión de flotas. Para ello, utilizaremos como referencia las herramientas del sistema de gestión de flotas SUVOZGEO:
- Geofencing. Se trata de un innovador sistema que te permite delimitar determinadas áreas geográficas. La aplicación envía notificaciones al instante cuando son superados los límites interpuestos.
- Puntos de interés. Podrás fijar tantos puntos de interés como sea necesario para optimizar los desplazamientos de tus vehículos. Junto a esto, tienes la opción de configurar avisos de proximidad para estar al tanto de cada movimiento.
- Seguimiento del tráfico. Dispondrás de información actualizada acerca del estado del tráfico en cada vía, a través de un mapa en tiempo real. Para aprovechar hasta el último céntimo, contarás con un optimizador de rutas que guiará al conductor hacia el trayecto más eficiente.
- Establece alertas. Estarás informado al instante cuando un conductor supere los límites fijados en cuanto a velocidad, kilometraje, área geográfica, puntos de interés y bajada desproporcionada del nivel de combustible. En el caso de que se produzca una desconexión de los equipos o una bajada desproporcionada del nivel de combustible, también te avisaremos.
- Gráficos e informes. Podrás analizar de la forma más sencilla los diferentes itinerarios y rutas. Además, podrás llevar a cabo una comparación entre vehículos y recibirás un resumen de todos los tiempos de circulación. Es decir, toda la información que necesitas, al instante. Tendrás a tu disposición diferentes informes con la velocidad, kilometraje, rutas, paradas, etc. de cada vehículo, en formato Excel o PDF. Almacenamiento de 3 años. Junto a esto, podrás disponer de tus informes programados de forma diaria, semanal, quincenal y mensual.
- Gestiona los permisos. Cada empleado tendrá acceso a la información y acciones que tú decidas. Podrás asignar diferentes rangos, a través de los administradores, y adaptarlos cómodamente según tus necesidades. Los accesos serán restringidos, temporales o permanentes según decidas.
- Gestión administrativa de tu flota. Queremos ayudarte a simplificar cada proceso, por ello, te facilitaremos de forma resumida y ordenada toda la información necesaria para llevar un control exhaustivo de tu flota. Dispondrás en todo momento de datos acerca de costes, carburante, peajes y revisiones.
Los beneficios de usar un sistema de gestión de flotas
Hay muchos beneficios de usar un sistema de gestión de flotas. Sin embargo, estos son algunos de los más destacados.
1. Mejora la seguridad del conductor
Los sistemas de geolocalización de flotas pueden ayudar a mejorar la seguridad del conductor y reducir el número de accidentes y daños al vehículo. Ya que ofrecen datos sobre el comportamiento del conductor, incluidas las aceleraciones bruscas, las frenadas repentinas y los patrones de conducción anormales que indican dificultades durante el viaje.
También pueden incluir capacidades de monitoreo y seguimiento de velocidad para garantizar que los conductores no excedan la velocidad limitada o las áreas restringidas.
Y, por supuesto, en caso de accidente, estos sistemas también pueden ayudar a determinar qué pasó y quién fue responsable. Los datos recopilados también pueden ser usados para analizar el comportamiento del conductor y proveer puntuaciones para ayudar a los gestores de flotas a mejorar el comportamiento del conductor.
2. Mejora la productividad de tus conductores
Los sistemas de gestión de flotas pueden ayudarte a optimizar las rutas de tus conductores y reducir el tiempo que pasan en rutas no necesarias para cumplir sus objetivos.
Esto es posible mediante la identificación de puntos cercanos en las rutas, así como la selección de rutas alternativas más eficientes y menos congestionadas en función del tráfico actual. Esto, que puede parecer algo muy complicado, se convierte en algo automatizado gracias al panel web o aplicación móvil desde el que se gestiona todo.
Gracias a ello, toda esa información puede ser compartida con los conductores. Por lo que se les puede guiar hacia rutas mejor optimizadas sin retrasarlos ni interrumpirlos durante su jornada laboral. El resultado final es una mejora de la productividad del conductor y una reducción del tiempo que se requiere para completar las rutas.
3. Reduce el uso del combustible
Los sistemas de gestión de flotas también pueden ayudar a reducir el consumo de combustible mediante la identificación de los vehículos que utilizan niveles inusuales de combustible, así como aquellos que con frecuencia necesitan parar para repostar.
Esto es posible mediante la identificación de patrones de conductores anormales y el establecimiento de umbrales para alertar a los gestores cuando se detecta un rendimiento anormal del motor o un uso excesivo del combustible.
Los gestores pueden, entonces, tomar decisiones para mejorar el rendimiento general, incluyendo el reemplazo de vehículos antiguos con modelos más nuevos y mejor optimizados o el cambio de conductores que hacen mal uso de los vehículos.
4. Mejora la planificación y el seguimiento de las rutas
Además, los sistemas de geolocalización pueden ayudar a mejorar la planificación y el seguimiento de las rutas mediante la identificación de las ubicaciones actuales de los vehículos, así como las rutas más eficientes para llegar a su destino.
Este punto es clave para muchas empresas. Y, es por eso que se los buenos software de gestión de flotas como SUVOZGEO, incluyen funciones de alerta para notificar a los gestores cuando se detienen los vehículos o no se cumplen las rutas planificadas, lo que les permite tomar decisiones de mejor calidad y de forma más rápida.
5. Mejora el rendimiento y el mantenimiento de tus vehículos
Además, este tipo de sistemas, ayudan a mejorar el rendimiento general de los vehículos brindando información sobre la ubicación de los vehículos y la forma en que están siendo utilizados.
Esta información puede ser usada para analizar el comportamiento del conductor e identificar patrones anormales que indican comportamientos arriesgados o dificultades durante el viaje.
También pueden incluir información sobre el estado de mantenimiento del motor, las llantas y otros componentes clave, lo que ayuda a los gestores a identificar problemas antes de que se conviertan en problemas más grandes.
6. Mejora la gestión del parque móvil
Una flota es un conjunto, y cuanto más grande más complejo es. Un sistema de gestión de flotas, te ayudará a mejorar la gestión general de tu parque móvil, incluyendo el registro de datos sobre la ubicación y rendimiento de los vehículos.
7. Mejora la productividad de tu empresa
Un sistema de gestión de flotas puede mejorar la productividad de tu empresa de muchas maneras diferentes. Por ejemplo, te ofrece información sobre el rendimiento del conductor y su comportamiento al volante. Además, pueden ayudar a los gestores de flotas a identificar pequeños problemas antes de que se conviertan en un gran problema.
Además, al estar al tanto del uso del combustible y el mantenimiento, los sistemas de administración de flotas ayudan a las empresas a minimizar sus costos operativos. Por supuesto, también permiten a las empresas supervisar y controlar la ubicación y el rendimiento de sus vehículos en cualquier momento. Con esta funcionalidad, es más fácil para las empresas planificar las rutas de forma eficiente y reduce el tiempo perdido en tráfico o accidentes.
En resumen, un sistema de gestión de flotas puede mejorar la productividad de tu empresa de muchas maneras diferentes.
